Кассовые аппараты для ИП: правила выбора

Перед тем как выбрать подходящий кассовый аппарат, предприниматель должен определиться с типом кассы и фискального накопителя, а также решить, какой бюджет он готов выделить на эти цели. В зависимости от особенностей предприятия могут понадобиться различные варианты: для традиционной коммерции будет актуальна стационарная модель, тогда как для торговли через интернет лучше выбрать облачную кассу. Рассмотрим, какие варианты касс доступны на рынке для ИП, основные различия между ними и принципы их функционирования.

Обязательность онлайн кассы

Онлайн-касса представляет собой современный вид контрольно-кассовых машин. Такие устройства также именуются ККТ или просто кассовыми аппаратами. Это оборудование является неотъемлемым инструментом для большинства предприятий в целях соответствия закону № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Онлайн-кассы обеспечивают создание печатных или электронных кассовых чеков для клиентов, осуществляют автоматизированную отправку данных о транзакциях в налоговую службу и способствуют упрощению процесса отчетности.

Все продавцы и поставщики товаров и услуг, не упомянутые в перечне исключений (статья 2 ФЗ № 54-ФЗ «Об использовании ККТ»), обязаны использовать кассовые аппараты. Если вы не обнаружили себя среди тех, кто освобожден от этого требования, вы можете узнать, как выбрать подходящую кассу для вашего вида деятельности — оставьте запрос на сайте нашего центра продажи и обслуживания ККТ.

Выбираем кассовый аппарат

Разные модели лучше всего подходят для различных видов деятельности: будь то предоставление услуг, доставка продукции, работа в розничном магазине, общественное питание или торговля вне помещений. Существует множество типов и конфигураций ККТ:

• фискальные регистраторы;
• стационарные кассы с обычным или сенсорным дисплеем;
• мобильные аппараты и смарт-терминалы;
• облачные онлайн-кассы;
• кнопочные кассы-калькуляторы.

Кассовая техника бывает мобильная и стационарная. Последнюю возможно разместить в торговом зале или офисном помещении. Она актуальна для использования при прямом обслуживании покупателей, например, когда они приобретают товары или осуществляют оплату непосредственно на месте. К такой кассе есть возможность подсоединить различные устройства: например, весы, экраны, клавиатуру, сканер для считывания штрих-кодов и ящик для хранения денег. Стационарные кассовые аппараты идеально подходят для следующих ситуаций: продажи в обычных магазинах без доступа в интернет; места, где клиенты оплачивают товары при их получении; предоставление услуг с прямой оплатой в помещении офиса.

Мобильные кассовые аппараты и смарт-терминалы отличаются компактностью, их легко можно переносить в рюкзаке и они способны печатать чеки где угодно. Благодаря небольшому размеру и легкости они удобны в работе на весу. Эти устройства функционируют на батарейке и могут подключаться к интернету с помощью SIM-карты. Эти устройства также активно применяются для работы интернет-магазинов, при осуществлении торговли вне помещений, в заведениях быстрого питания и организациях, занимающихся доставкой.

• Небольшая нагрузка на онлайн-кассы приходится на маленьких торговых точках, таких как киоски, палатки на рынках или павильоны возле жилых зданий. Для них оптимальным выбором будет простая кнопочная касса. Такие устройства идеально подходят для микробизнеса с ассортиментом до 200 наименований. Кнопочные кассы также предпочтительны при работе на открытом воздухе: они позволяют оператору не снимать перчатки в холодное время года и не беспокоиться о том, что устройство может замерзнуть.
• Для интернет-магазина без физического пункта выдачи подойдет любая касса, так как все они способны отправлять данные в налоговую и электронные чеки покупателям. Особо удобен вариант использования облачной кассы, которая функционирует как приложение на смартфоне или ПК. Такой сервис рассчитан исключительно на удаленные операции с платежами клиентов: для онлайн торговли через сайт; сделок через мобильное приложение или соц. сети; оплаты курьеру при доставке товара; предоставления услуг с возможностью оплаты на дому у клиента. Для интернет-магазина, работающего как онлайн, так и в магазине, потребуются два ККТ для регистрации операций с электронными и печатными чеками по различным типам заказов. В качестве альтернативы можно приобрести один кассовый аппарат, способный одновременно обрабатывать транзакции как онлайн, так и в обычном магазине.
• В большинстве мест, где предоставляются услуги, администратор использует компьютер. На этот компьютер можно установить программу для ведения кассовых операций и подсоединить к нему фискальный регистратор. Такая система является онлайн-кассой без встроенного экрана, её задача — распечатывание чеков. Вся необходимая дополнительная техника подключается отдельно.
• POS-система, состоящая из различных компонентов, обеспечивает повышенную адаптивность в управлении коммерческой деятельностью. Центральный компонент системы — это надежный фискальный регистратор в прочном корпусе, остальные элементы можно легко заменить в соответствии с текущими потребностями предприятия.

При выборе следует исходить из требований бизнеса. Маленькому магазинчику не нужно инвестировать в сложные и дорогие кассовые аппараты с большим количеством возможностей. В то же время, для крупного супермаркета простой мобильный терминал окажется недостаточным.

Основные параметры ККТ

Выбор конкретной ККТ должен базироваться на особенностях работы ИП и характеристиках кассового аппарата. Вот основные аспекты, на которые следует обратить внимание:

Электропитание:

1. Касса требует подключения к сети, ограничивая мобильность и не позволяя работать без электричества.
2. Аккумулятор: Необходимо учитывать продолжительность работы от батареи.

Производительность:

1. Низкая — до 100 чеков, подойдет для маленьких предприятий с невысоким потоком клиентов.
2. Высокая — свыше 500 чеков, предназначена для магазинов с интенсивным трафиком.

Ширина чековой ленты:

1. Узкая (44–57 мм) — содержит ограниченное количество информации, хороша для розничной торговли.
2. Широкая (до 80 мм) — вмещает больше данных, идеальна для кафе и супермаркетов.

Связь: использование GSM-сетей для мобильного интернета или подключение через проводной интернет/Wi-Fi.

Маркированные/подакцизные товары:

1. Поддерживается продажа таких товаров и интеграция с системами маркировки.
2. Без поддержки это недоступно.

Интеграция:

1. Предусмотрена возможность синхронизации с различными программами учета и аналитическими инструментами.
2. Или же отсутствие возможности интеграции со сторонними сервисами.

Эквайринг: встроенный или через интернет позволяет принимать оплату картой, сохраняя клиентский поток безналичных пользователей и экономит пространство без использования отдельного терминала эквайринга.

Предпринимателю важно учесть возможность подсоединения дополнительных устройств, таких как сканер штрих-кодов или электронные весы. К примеру, при использовании кнопочного аппарата вы столкнетесь с ограничением по количеству портов для подключения внешних приборов.