Какие бывают онлайн-кассы?

Предыдущее поколение кассовых аппаратов записывало данные о транзакциях на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), и передача информации в налоговую инспекцию осуществлялась только во время регулярных проверок со всеми вытекающими неудобствами. Онлайн-кассы также могут автономно сохранять данные, они используют для этого не ленту, а специализированный чип — фискальный накопитель. Но основная функция современного кассового устройства заключается в передаче электронных чеков напрямую в ФНС.

Принцип работы онлайн-кассы

1. Кассовый аппарат осуществляет транзакцию по оплате за продукт или услугу. Операция может быть сгенерирована автоматически, если покупка совершается через приложение или интернет сайт. Затем информация передается в фискальный накопитель, который также выпускает кассовый чек.
2. Покупатель получает чек либо на бумаге, либо в электронном формате. Фискальный накопитель не только сохраняет данные чека, но и шифрует их для безопасности.
3. Эти зашифрованные данные отправляются из ККТ в ОФД, где они подвергаются проверке и обработке перед последующей отправкой в Федеральную налоговую службу.

Процесс обычно протекает в режиме реального времени. Однако допускается работа онлайн-кассы без интернет соединения до 30 дней. После возобновления подключения к интернету, данные одномоментно отправляются по всем операциям, совершенным за время отсутствия связи.

Основные виды устройств

• Стационарные кассовые аппараты — это обычные кассовые машины, которые предпочитают использовать бизнесы среднего и большого размера, как розничные сети или заведения общественного питания. В стандартный набор таких касс включены: фискальный принтер, компьютерная система, сканер для чтения штрих-кодов, электронные весы, терминал для проведения платежей, аппарат для печати чеков и денежный ящик. Кроме того, на них можно установить программное обеспечение для бухгалтерии и учета товаров и другие приложения для автоматизации рабочих процессов.
• Автономные (или мобильные) кассы представляют собой один из самых простых типов кассовых аппаратов. Они выглядят как калькулятор, имея маленький экран и набор кнопок. В их конструкцию включены фискальный регистратор и устройство для печати чеков, дополнительно можно подключить платежный терминал. Они способны функционировать как от электросети, так и от внутреннего аккумулятора. Для передачи данных в фискальный оператор данных они используют Wi-Fi или сотовую связь, поэтому соединение с компьютером не требуется. В большинстве мобильных касс есть возможность загрузить данные о приблизительно ста товарных наименованиях. Обычно такие устройства выбирают представители микро- и малого бизнеса, которые имеют ограниченный ассортимент товаров и меньшее количество клиентов.
• Смарт-терминалы представляют собой устройства, напоминающие планшеты с тачскрином и интегрированным аппаратом для печати квитанций. Они функционируют на операционной системе Android, что позволяет устанавливать различные приложения, включая те, которые помогают отслеживать объемы продаж. Беспроводные соединения дают возможность подсоединять к таким терминалам эквайринговые системы, денежные ящики, сканеры штрих-кодов, весы и прочее оборудование. Это делает их универсальным решением для большинства сфер бизнеса. Как и портативные аппараты, эти устройства могут функционировать как от электросети, так и от встроенной батареи.
• Фискальный регистратор представляет собой устройство, оснащенное фискальной памятью и механизмом для печати кассовых чеков. Для его функционирования необходимо подключение к компьютеру или специализированному терминалу, на котором установлено программное обеспечение для ведения учета товаров. Эти аппараты не имеют встроенных аккумуляторов и модемов, из-за чего они требуют подключения к электросети для работы, а передача данных в ОФД осуществляется через соединенный компьютер или планшет.
• Кассы с интегрированным эквайрингом обходятся без подключения внешних устройств для приема карт — функция эквайринга уже вшита в них наравне с фискальным накопителем и чековым принтером. Они оснащены батареей и способны подключаться к мобильной сети, что делает их идеальными для использования курьерами, такси или в полевых условиях. Они позволяют осуществлять как безналичные, так и наличные операции. Порой они используются в стационарных условиях малого бизнеса как альтернатива отдельно стоящим банковским терминалам.
• Онлайн-кассы на базе облака используются для приема оплат на сайтах в интернете. Они идеально подходят для организаций, осуществляющих дистанционные транзакции или работающих в режиме выездного обслуживания. Использование таких касс в стационарных торговых точках невозможно. Они арендуются и интегрируются с сайтом компании для проведения продаж. Управление устройством и просмотр статистики осуществляется через бизнес-аккаунт. Один облачный аппарат может одновременно использоваться несколькими пунктами расчетов. Часто такие системы выбирают интернет-магазины, службы доставки и такси.

Какую онлайн-кассу выбрать?

Прежде чем приобрести кассовый аппарат, важно оценить условия и место его использования. Ключевые характеристики, которые следует рассмотреть:

1. Тип предприятия и методы проведения платежей. Маленькому магазину хватит отдельно стоящей кассы, для доставки лучше выбрать кассу на базе облака, а в крупном центре рекомендуется использовать ККТ с подключаемым ПО для автоматизации процессов и учета товаров.
2. Условия продажи товаров. В ограниченных по площади помещениях предпочтительно применение портативных терминалов. Для торговли на открытом воздухе лучше использовать мобильные или кассы с эквайрингом.
3. Количество обслуживаемых клиентов. С увеличением числа клиентов потребность в более высокопроизводительном ККТ возрастает, что напрямую влияет на скорость обработки операций.
4. Необходимость автоматизации предприятия. Если компания стремится осуществить автоматизацию своих процессов, то следует выбирать аппарат с возможностью интеграции соответствующих систем.
5. Согласие программного обеспечения (ПО). При уже имеющемся коммерческом оснащении необходимо обратить внимание на то, чтобы ПО было согласующимся с ПО используемого оборудования.

Чтобы окончательно понять, подходит ли вам использование онлайн-кассы, рекомендуется ознакомиться с Федеральным законом №54 или проконсультироваться со специалистами центра обслуживания и продажи ККТ «Кассовый сервис». Приобретайте требуемое оборудование через наш официальный сайт.