Как выбрать программное обеспечение для учета

Особенности товароучетной системы

Системы товароучета представляют собой программное обеспечение или веб-сервисы, которые упрощают управление в торговле. Они находят своё применение как в малом бизнесе, так и в организациях среднего и большого размера. Эти инструменты облегчают задачи для владельцев бизнеса и его работников:

• контролировать количество продукции, ее движение на складе и за его пределами, сроки хранения, популярность товаров среди покупателей и другие параметры;
• отслеживать изменения цен;
• строить планы закупок;
• регистрировать прибыли и издержки;
• получать данные о деловых партнерах, клиентах и ассортименте продукции;
• осуществлять расчеты с поставщиками и другими бизнес-партнерами;
• составлять необходимую отчетность и другую документацию.

Что должна уметь хорошая система управления?

Функции системы учета товаров варьируются в зависимости от личных предпочтений. Оптимальные программы для складского учета должны выполнять следующее:

1. Отражать данные по определенному продукту — наличие на складе, зарезервированные единицы в корзине покупателя на маркетплейсе, количество в торговом помещении.
2. Обеспечивать обновление перечня товаров в режиме онлайн — чтобы избежать ситуаций, когда продукт заказан через интернет, но его фактически нет ни на складе, ни в магазине.
3. Интегрироваться с онлайн-кассами — для автоматического обновления информации после каждой транзакции.
4. Эффективно обрабатывать возвраты товаров — как полные, так и частичные, как от покупателей, так и от поставщиков. Это ключевая функция для поддержания актуального состояния учета.
5. Предоставлять статус заказов в режиме реального времени — где конкретный товар: на пункте выдачи, у курьера или у перевозчика.
6. Автоматизировать заполнение документации — используя штрихкоды, бухгалтерский документооборот.
7. Осуществлять отправку документации через электронный документооборот. Нужна интеграция со службой ЭДО для получения необходимых бумаг.
8. Предоставлять экспорт складских документов и отчетности в форматах *.pdf и *.xls для возможности обмена данными.
9. Дополнительные функции. Автоматически рассчитывать цены продаж с заданной наценкой на товары; контролировать закупочные цены; работать с прайсами поставщиков; выполнение других базовых операций необходимых в повседневной работе.

На что обратить внимание при выборе программы товароучета?

Автоматизационное ПО для торговли является достаточно комплексным продуктом. В связи с этим, человек без опыта в данной области может столкнуться с проблемами уже при подборе программы. Для того чтобы выбрать наилучший вариант, стоит учесть ряд ключевых характеристик.

Определите потребности

Идеальная программа – это та, которая решает именно ваши задачи, а не перегружена лишними функциями. Для маленького магазина с парой продавцов нет нужды в ненужно сложной системе. Определите ключевые функции, которые должна выполнять ваша программа. Если ваш бизнес связан с продажей маркированных товаров «Честный ЗНАК» или с алкоголем крепостью выше обычной в системе ЕГАИС, удостоверьтесь в том, что выбранная программа поддерживает работу с таким товаром или предлагает соответствующие методы для выполнения задач по учету и продажам. Решите также, что вам необходимо от программы в целом. Кому-то достаточно основных функций кассы и передачи данных в ОФД, тогда как другим требуется более сложный инструмент для управления складом и организации зоны самообслуживания. С учетом этих критериев подберите перечень подходящих программных решений или обратитесь за помощью к специализированным компаниям по обслуживанию и продаже ККТ.

Оцените сложность внедрения

Совместные покупки могут быть экономически выгодными. Производители онлайн-касс зачастую предоставляют программное обеспечение для контроля за ассортиментом, которое стоит недорого и легко интегрируется с устройствами. Следует тщательно оценить сложность внедрения системы автоматизации в бизнес. Иногда достаточно купить базовый смарт-терминал, но в других случаях может потребоваться полный комплект оборудования. Важно также обучить персонал работе с новой аппаратурой и программным обеспечением. Выбирайте производителя ПО, который предоставляет полный пакет по внедрению системы, что поможет избежать задержек при интеграции.

Также не забывайте о значении торговых платформ. Если вы занимаетесь продажей товаров на маркетплейсах параллельно, то выбирайте системы управления, которые поддерживают интеграцию с этими площадками. Это позволит вам эффективно размещать продукцию на различных торговых сайтах, следить за запасами и осуществлять документацию.

Изучите отзывы

Любой владелец магазина может поделиться своими впечатлениями от использования системы автоматизации. Не стесняйтесь просить совета у коллег. Это позволит получить достоверную информацию о характеристиках и эффективности продукта. Хотя отзывы в интернете также имеют значение, ничто не заменит личное общение и возможность услышать правду напрямую.

Определитесь со стоимостью

Стоимость программного обеспечения для автоматизации розничной торговли варьируется в зависимости от набора функций. Следует искать решение, которое не включает ненужные для вашего бизнеса возможности. Подписные сервисы, работающие онлайн, предлагают оплату посредством регулярных платежей. В то время как за одноразовую покупку программы «на диске» придется заплатить больше, это требует только одной платы. Также потребуется настройка личного сервера для ее функционирования.

Не каждое программное решение будет удобным в использовании. Чтобы ознакомиться с системой учета, протестируйте ее демо-версию или выберите бесплатный план или опцию с ежемесячной оплатой. Если интерфейс кажется приятным и удобным, проверьте поддержку: задавайте простые вопросы и смотрите на скорость и качество их разрешения — это поможет понять уровень поддержки клиентов при возникновении настоящих проблем. Когда вы полностью убедитесь в подходящем характере системы учета товаров для вашего дела, может быть экономичнее оплачивать ее использование за год наперед.