Электронный кассовый чек — как сформировать и отправить

Электронный чек — это документ в электронном виде, который передается покупателю посредством СМС или электронной почты. Такой вид чека имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный аналог и может быть использован для различных целей, например при возврате товара или оформления налогового вычета. С точки зрения закона электронный кассовый чек полностью соответствует своему бумажному эквиваленту. Содержимое обоих форматов чеков практически не отличается с небольшими возможными исключениями.

Электронный чек предоставляет клиентам ряд значимых преимуществ:

• Всегда у вас под рукой, доступен через смартфон,
• Не будет потерян, так как сохранен на сервере налоговой службы,
• Удобство ведения личной электронной бухгалтерии.
• К тому же использование электронных чеков способствует сохранению бумажных ресурсов.

Чтобы проверить подлинность чека, можно воспользоваться сайтом ОФД или ФНС. Электронный чек всегда можно отыскать. Для этого следует загрузить приложение «Проверка кассового чека в ФНС России» из App Store или «Проверка кассового чека» из Google Play. Приложение дает возможность сканировать QR-код с бумажного чека или искать информацию по необходимым данным.

Зачем нужен электронный кассовый чек

В соответствии с пунктом 2 статьи 1.2 Федерального закона №54, предприниматели обязаны выдавать электронные чеки. В случае осуществления платежей через онлайн-кассы, продавцы должны предоставить покупателю печатный чек. Тем не менее, если клиент запросит, ему может быть выдан чек в цифровом формате. Сейчас розничные сети с мобильными приложениями активно переходят на систему электронных чеков. Клиентам достаточно подтвердить свое согласие отметкой в приложении, и тогда они будут получать электронные копии чеков на свой электронный адрес вместо бумажных при каждой покупке. Для онлайн-магазинов, принимающих оплаты непосредственно через сайт, электронный чек является стандартной процедурой.

Согласно пункту 6 статьи 14.5 Кодекса административных правонарушений РФ, не предоставление кассового чека в электронном виде расценивается как административное нарушение и может повлечь штрафные санкции следующего размера:

• для индивидуального предпринимателя и сотрудника — по 2 000 руб.;
• для юридических лиц — 10 000 руб.

Электронные чеки интернет-магазинов

С 2017 года все интернет-магазины должны предоставлять чеки при совершении покупок, а также передавать соответствующие данные в ОФД и ФНС. При этом могут быть выданы как электронные, так и бумажные чеки в зависимости от обстоятельств. В случае дистанционной оплаты через электронные платежные инструменты необходимо выдать чек только в электронном виде, который может быть отправлен клиенту по СМС или на его e-mail. Согласно пункту 5 статьи 1.2 Федерального закона №54, печатать бумажный эквивалент не требуется.

Когда производится оплата непосредственно в физическом магазине или точке выдачи заказов интернет-магазина, либо курьеру при личной встрече, тогда предоставляется бумажный чек. Однако если клиент заранее запросит электронный чек до момента расчета, его следует отправить через СМС (это обязательное условие), а также возможно отправление на e-mail при условии, что кассовый аппарат имеет техническую возможность для этого (не все контрольно-кассовые техники поддерживают данную функцию).

Если же расчеты производятся организацией или индивидуальным предпринимателем в местности отсутствия связи, то согласно пункту 2 статьи 1.2 Федерального закона №54 предусмотрена выдача только бумажного чека. Перечень таких отдаленных регионов устанавливается локальными органами управления. Аналогичная процедура применима и для расчетов на объектах военного назначения или объектах связанных с деятельностью силовых структур — и здесь также положено выдавать исключительно бумажные чеки.

Когда выдача чека для интернет-магазина не обязательна

Компания или индивидуальный предприниматель, который использует услуги курьеров для проведения платежей, передает ответственность за выдачу кассовых чеков покупателям на самих курьеров. Все денежные средства от транзакций перечисляются интернет-магазину. При осуществлении безналичных переводов между двумя компаниями использование кассы не требуется, и следовательно, чеки не выдаются.

В случае если интернет-магазин реализует товары или услуги через платежного агента (к примеру, через Почту России), обязанность по выдаче чека ложится на работников соответствующего почтового отделения в момент совершения оплаты.

Как и куда отправить электронный чек

Отправка электронных кассовых чеков возможна по СМС или на электронную почту покупателя. Технически отправку таких чеков осуществляет оператор фискальных данных, с которым фирма заключила договор на передачу. Как правило отправка чеков на e-mail осуществляется бесплатно, а вот для отправки по СМС нужно оплачивать отдельный пакет. Электронный чек покупателю по СМС ограничен по объему из-за размеров самого сообщения. В такой чек входят данные подтверждения расчетов:

1. регистрационный номер онлайн-кассы,
2. итоговая сумма расчетов,
3. дата и время покупки,
4. фискальный признак,
5. ссылка по которой можно скачать полную версию чека.

Чтобы иметь возможность оправить электронный чек по СМС нужно иметь предоплаченный пакет сообщений в ОФД. Стоимость одного сообщения зависит от тарифов оператора и заключенного с ним договора. Если отправка электронных чеков происходит на электронную почту клиента, то чек приходит в виде сообщения на e-mail. Отправка чека таким образом не является обязательным действием. Важно отправить чек именно по СМС.

Форма электронного чека

Электронный кассовый чек имеет структуру аналогичную бумажному варианту и должен содержать определенные данные согласно статье 54 Федерального закона. К таким данным относятся:

1. Наименование документа;
2. Порядковый номер чека в рамках смены, а также сам номер смены;
3. Место проведения операции, дату и точное время;
4. Полное название юридического лица или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;
5. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
6. Применяемую систему налогообложения;
7. Тип операции (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
8. Процент НДС по операции;
9. Перечень проданных товаров или оказанных услуг;
10. Цена за штуку товара или услуги, общая стоимость по количеству со всеми учетными скидками;
11. Суммарная стоимость всех покупок на чеке;
12. Форму оплаты (наличными или безналичными средствами);
13. Должность кассира и его личные данные (ФИО);
14. Регистрационный номер используемой кассы;
15. Номер фискального накопителя устройства;
16. Версия формата фискальных данных для электронных чеков (ФФД);
17. Фискальный регистрационный знак документа;
18. Метод проведения платежей при полной оплате не указывается на печатном экземпляре чека и присутствует только в электронном виде при полной оплате в версии ФФД 1.05;
19. Код формата фискального документа специфичен для электронных чеков;
20. Код маркированного товара;
21. Адрес интернет сайта для проверки подлинности данного чека;
22. QR код для быстрой проверки информации о чеке;
23. Серийный номер фискального документа.
24. Если клиент предоставил свой телефон или адрес электронной почты – это тоже отражается.
25. Это же касается адрес электронной почты магазина.

При осуществления расчетов между юридическими лицами добавляются следующие элементы:

• Наименование компании (ИП) покупателя;
• ИНН этой компании;
• Объем акцизных сборов если это применимо к продукции.
• Регистрацию таможенной декларации нужно указывать при продаже импортных товаров.
• Также необходимо указать страну производителя

Когда платежный агент выписывает квитанцию, кроме стандартных реквизитов в неё должны быть включены размер вознаграждения, которое платежный агент получает от покупателя. Также необходимо указать номера телефонов самого агента, поставщика и оператора, который обрабатывает платёж. В случае отсутствия хотя бы одного из обязательных реквизитов в квитанции, такая квитанция считается недействительной.

QR-код в чеке

Как и бумажный аналог, электронный кассовый чек включает в себя QR-код для сканирования и доступа к данным о покупке. Несмотря на то, что наличие QR-кода не является строго обязательным, рекомендуется его присутствие. Минимально допустимый размер кода составляет 2×2 сантиметра.

QR-код должен содержать следующую информацию:

1. Время и дата проведения операции;
2. Номер фискального документа;
3. Тип проведенной операции;
4. Общую сумму покупки;
5. Номер фискального накопителя (ФН);
6. Фискальный признак документа.

«Дополнительный реквизит чека» предоставляет возможность включения дополнительных данных по усмотрению продавца. Это может быть использовано для добавления информации, как например услуги брендирования электронных чеков от ОФД, адрес сайта магазина, данные о скидках и акциях или же приветственное сообщение.

Электронный чек с маркировкой

С появлением обязанности маркировать товары, появился новый необходимый элемент — код изделия. Данный элемент требуется только при проведении операций с маркированными товарами (система цифровой маркировки «Честный Знак»). Начиная с 1 марта 2020 года, знак о наличии маркировки в чеке представлен символом [М] и должен присутствовать рядом с каждым помеченным товаром. В то время как печатная версия чека не требует отображения значения кода, GTIN и серийного номера, электронный чек должен содержать эти данные обязательно.

Согласно Решению Правительства РФ от 19.05.2023 № 786, документы строгой отчетности и кассовые чеки теперь могут включать пункт «код товара», который содержит код продукта из системы идентификации для маркируемых товаров. Это правило применяется при продаже таких товаров:

• в заведениях общественного питания;
• при выполнении транзакций между индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами с использованием наличных или банковских карт

Чем электронный кассовый чек отличается от бумажного

Печатные и цифровые чеки имеют много общего, однако использование цифрового чека намного удобнее. Его легко передать через СМС, электронную почту или просто показать QR-код клиенту. В электронном чеке, к традиционным данным, добавляются дополнительные сведения, которые в бумажной версии не фигурируют:

• Контактные номера телефонов и адреса электронной почты как покупателя, так и продавца.
• Маркировочный код, GTIN код и серийный номер (для товаров с обязательной маркировкой).

В отличие от небольшого расхождения в данных, ключевое различие между кассовыми бумажными и электронными чеками заключается в том, что бумажный выдаётся непосредственно при оплате товара или услуги. В то время как цифровой можно отправить не позже следующего рабочего дня после совершения покупки.