Инструкция для работы с онлайн-кассой

Как открыть смену

Перед стартом рабочего дня кассиру необходимо убедиться в наличии и достаточном количестве чековой ленты в принтере и проверить, что все дополнительные устройства, такие как сканер штрихкодов, эквайринговый терминал и весы, правильно подключены к онлайн-кассе и функционируют без сбоев.

Далее, необходимо оформить отчет о начале смены. В зависимости от модели кассы этот процесс может осуществляться как вручную, так и автоматически. Отчет будет автоматически отправлен оператору фискальных данных; после успешной верификации кассовый аппарат распечатает подтверждение приема документа оператором. Эту процедуру необходимо выполнить перед первыми расчетами с клиентами в новой рабочей смене. Сразу после этого можно приступать к обслуживанию покупателей.

Работа с кассой в течение дня

Большинство операций на онлайн-кассе связаны с регистрацией приходных чеков, когда продавец получает оплату от клиента. В сфере электронной коммерции существуют специальные инструкции для оформления чеков, которые зависят от объема предварительной оплаты и времени осуществления платежа покупателем — в момент заказа или при получении товара.

На кассовом аппарате также производится оформление корректировочных чеков, чеков на возврат средств, предоплаты и её зачета в случаях приобретения товаров и прочих операций. Необходимость в корректировочном чеке возникает для исправления ошибок в уже выданных чеках или если произошло упущение момента для регистрации продажи или возврата. Чек на возврат необходим когда товар был возвращен обратно продавцу, и нужно осуществить процедуру принятия товара и возврата средств покупателю.

Закрытие смены

По завершении рабочего дня необходимо выполнить процедуру закрытия смены в онлайн-кассе. Данный отчет автоматически отправляется в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД) в режиме реального времени. Отчет содержит информацию обо всех транзакциях, произведенных за смену, такую как:

• общее количество выданных чеков;
• число не переданных фискальных документов;
• итоги по чекам для каждого типа расчетов.

Смена может продолжаться не более 24 часов. Есть возможность начать смену одного дня и завершить ее на следующий, при условии, что общая продолжительность не будет превышать одни сутки. В случае круглосуточной работы магазина требуется закрывать и немедленно открывать новую смену каждые 24 часа после её начала. Несоблюдение правила формирования отчета в установленный 24-часовой период может привести к штрафным санкциям.

Что делать кассиру, если возникли проблемы

1. В случае неисправности онлайн-кассы или при прекращении подачи электроэнергии, торговые операции следует приостановить. Продолжать продажи товаров, выполнение работ и оказание услуг без использования устройства, заменяя кассовый чек другими документами, запрещено. За такие нарушения предусмотрены штрафные санкции. Для предотвращения подобных ситуаций налоговая служба советует иметь в наличии резервную кассу. В отсутствие запасного устройства необходимо прекратить все торговые операции до момента устранения неполадок основной. В случае использования резервной ККТ она должна быть зарегистрирована или перерегистрирована по адресу проведения торговли.
2. В случае отсутствия интернет-соединения, ККТ не сможет передать данные чеков в ОФД. Однако данные чеки не будут потеряны — они сохранятся в памяти фискального накопителя и, как только связь будет восстановлена, будут отправлены в ОФД. Продажи могут продолжаться, но при этом критически важно удостовериться, что фискальный накопитель находится в рабочем состоянии. После решения проблем с интернетом необходимо проверить, были ли отправлены все чеки в ОФД. Если выявлены чеки, которые так и не были переданы, рекомендуется обратиться за помощью к сервисной службе для диагностики причин сбоя и корректировки работы системы.
3. В случае поломки фискального накопителя его следует отправить на диагностику и ремонт в авторизованный сервисный центр производителя. По завершении проверки возможна повторная регистрация кассового аппарата с замененным устройством хранения данных.

Вы можете заказать кассовое оборудование через наш официальный сайт. Ассортимент каталога «Кассовый сервис» включает в себя множество товаров, доступных с оперативной доставкой в Зеленограде. Кроме того, вы имеете возможность заказать у нас услуги по кассовому обслуживанию по доступной цене. Наша фирма предоставит помощь в модернизации кассовых аппаратов, окажет консультации относительно последних изменений в законодательстве, необходимости автоматизации бизнес-процессов и подготовит ваш персонал к решению стандартных задач и нестандартных ситуаций.

Не забывайте регулярно контролировать кассовую дисциплину. Важно всегда использовать кассы при проведении транзакций, корректно формировать чеки и предоставлять их клиентам.